HR-Dienstleistungen: Outsourcing als Lösung

Die Auslagerung von HR-Dienstleistungen gewinnt insbesondere für KMUs immer mehr an Bedeutung. Was selbst nicht gestemmt werden kann oder nicht in der eigenen Kernkompetenz liegt, wird lieber ausgelagert. Was sind aber die realen Vorteiler einer Auslagerung von HR-Dienstleistungen.

Warum betreiben Unternehmen HR-Outsourcing?

Die Auslagerung von Prozessen ist für Unternehmen aus mehreren Gründen attraktiv. Im Vordergrund steht dabei die Kostenreduzierung. Durch Outsourcing können Unternehmen Personalkosten einsparen und insgesamt ihre Fixkosten senken. Dienstleister, welche sich auf HR-Themen spezialisiert haben, können Routineaufgaben effizienter gestalten und dadurch Zeit und Kosten sparen sowie die Fehlerquote reduzieren.

Darüber hinaus können sich Unternehmen dank Outsourcing besser auf ihre Stärken konzentrieren und weniger geschäftskritische Prozesse an Fremdfirmen vergeben (FREE UP YOUR MIND FOR YOUR CORE BUSINESS). Manchmal kann auch fehlendes internes Knowhow ausschlaggebend bei der Beauftragung eines Outsourcings-Partners sein, wenn dieser über das gesuchte Spezialwissen verfügt.

Was sind die Vorteile von Outsourcing?

Es gibt zwei wesentliche Vorteile, die üblicherweise mit HR-Outsourcing verbunden sind. Einerseits die Kosten, da entsprechende Anbieter durch Skalenvorteile in aller Regel günstiger arbeiten können als es Unternehmen selber könnten. Andererseits Ausfallsicherheit, weil gerade kleinere Unternehmen schnell von einer einzelnen Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter abhängig sind, wenn dieser unerwartet ausfällt. Outsourcing-Anbieter können dies problemloser auffangen, da sie eine vielzahl an Mitarbeitern mit ähnlichem Profil beschäftigen. Gerade während der Corona-Pandemie hat sich dies als enormer Vorteil erwiesen.

Kosten

Werden Prozesse im eigenen Hause abgewickelt, erfordert dies eine Vielzahl von Ressourcen in Form von Personal, Räumlichkeiten, Anlagen und Ausstattung. Hinzu kommt der Koordinations- und Steuerungsaufwand für diese Ressourcen, welcher nur mit zusätzlichem Personal bewältigt werden kann. In der Konsequenz entstehen für Unternehmen bei interner Aufgabendurchführung hohe Fixkosten, gerade wenn die Gesamtkosten (Total Cost of Ownership) betrachtet werden.

Durch die Prozessauslagerung können Unternehmen ihre Fixkosten senken, da sowohl die für den Prozess notwendige Infrastruktur als auch das Personal vom Outsourcing-Unternehmen bereitgestellt werden. Ihren Kostenvorteil nehmen Outsourcingfirmen zum einen über Skaleneffekte, da sie mit derselben Infrastruktur gleichzeitig viele andere Kunden bedienen. Zum anderen entbinden sie ihre Kunden von der Pflicht, eigene Reservekapazitäten in Form von zusätzlichem Personal bereitstellen zu müssen, um Personalausfälle abzufedern. Dadurch kann das Kundenunternehmen weitere Kosten sparen.

Die Abrechnung von ausgelagerten Leistungen erfolgt dabei meist auf variabler Basis, zum Beispiel in Form einer monatlichen Service-Pauschale.

Ausfallsicherheit

Durch Outsourcing von HR-Aufgaben, etwa der Entgeltabrechnung, erhöhen Unternehmen die Ausfallsicherheit deutlich gegenüber dem Betrieb mit internem Personal. Dies ist umso stärker der Fall, je kleiner das Unternehmen ist. So geht man üblicherweise etwa davon aus, dass ein Entgeltabrechner rund 1000 Abrechnungsfälle im Monat betreuen kann. Der in absoluten Zahlen größte Anteil aller Unternehmen bräuchte also eigentlich nur einen einzigen Entgeltabrechner. Wird dieser krank oder hat einfach Urlaub geraten direkt die Entgeltzahlungen an die eigenen Mitarbeiter in Gefahr. Also muss geschultes Fachpersonal „vorgehalten“ werden, dass sich im Regelbetrieb mit anderen Aufgaben beschäftigen muss. Dieses Problem haben Outsourcing-Anbieter mit ihren zahlreichen, ähnlich qualifizierten Fachkräften nicht.

Zusammengefasst bedeutet dies, dass eine gezielte Outsourcing-Strategie, besonders kleineren Unternehmen zum einen Geld spart und zum anderen eine Sicherheit gibt. Sämtliche Prozesse sind zu jeder Zeit abgedeckt und das Unternehmen kann sich auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren.

Besser gut gekauft als schlecht selbst gemacht.